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グループウェアの各機能の利用・活用方法
引用元：株式会社ソーシャルグループウェア
| 1．スケジュール管理・スケジューラの利用・活用方法 |
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| 2．設備や会議室の予約の利用・活用方法 |
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| 3．掲示板の利用・活用方法 |
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| 4．自社システムへの連動 |
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| 5．報告書・日報・会議の議事録の利用・活用方法 |
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| 6．社内報の利用・活用方法 |
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| 7．ワークフロー(電子稟議書)・回覧版の利用・活用方法 | 7-1 ： | ワークフロー(電子稟議書)・回覧版の利用 |
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| 7-2 ： | 人事労務での利用例 | |
| 7-3 ： | テクニカルサポート・ヘルプデスクでの利用例 | |
| 7-4 ： | 総務での利用例 | |
| 7-5 ： | 広報・IRでの利用例 | |
| 7-6 ： | 知財・法務での利用例 |
| 8．グループウェアのモバイル・携帯電話での利用・活用方法 |
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1．スケジュール管理・スケジューラの利用・活用方法
スケジュール管理は、グループウェアのもっとも基本的な機能です。これにより、自分の予定だけでなく、他のメンバーの予定が分かり、また自分だけでなく、他のメンバーの予定を押さえることや、仮予定を入れることができます
また毎週や毎月など繰り返される予定については、簡単な登録で一括して登録することも可能です。
もちろん、他の人に閲覧されたくない関係者内での機密性の高い予定やプライベートな予定については、シークレットな状態で予定をブロックすることもできます。
予定を登録する際には、他の人の予定が空いているかどうかの確認が必要になります。これは非常に多用する機能になります。
登録および閲覧については、パソコンや携帯電話からで行うことができます。パソコンから予定を登録しつつ、実際の往訪の現場では携帯電話から確認するというような使われ方が実際には多いでしょう
会社単位ではなく、ある一つのプロジェクトに対して、社外のメンバーが参加しているケースがあります。その社外のメンバーには、通常シークレットにしていない社内の人間には閲覧できる予定であっても、予定がブロックされており埋まっていることは表示しつつもどういった予定の中身なのか自体は非表示にする必要があります。
2．設備や会議室の予約の利用・活用方法
設備、会議室は、個々人の予定やスケジュールと異なり、絶対に二つ以上の予定を重ねるわけにはいきません。
その点が通常のスケジュール管理と異なる部分になります。
また設備や会議室の予約については、スケジュール管理・スケジューラと連動しており、各種社内会議や来訪の予定と連動して登録される必要があります。
3．掲示板の利用・活用方法
チーム内で、日ごろからもっとも手軽に情報をシェアできる機能が掲示板機能になります。
通常、メーリングリストを使って情報のシェアをしているケースもあろうかと思いますが、メーリングリストでは、自分のメーラーにのみ情報が溜まってしまい、また後から入社した、ないし、チームに参加したメンバーにとっては、閲覧ができず、会社としての情報の蓄積性についてはどうしても劣ってしまいます。
なお、掲示板を利用し、チーム内で業務上や顧客対応におけるQ&Aを蓄積していくケースも多いです。
4．自社システムへの連動
自社で開発するとソースがすべてコントロールできるので、自社システムに連動できる。
SaaS型の提供がされている場合、そのSaaS型の上で、カスタマイズが可能となる。
5．報告書・日報・会議の議事録の利用・活用方法
日報や商談/訪問/社内会議の議事録はどのような会社においても記録はさせているかと思います。しかしながらそれらがしっかりと社内の全員ないし各ファイルや各ドキュメントごとに一部の適切な限定した人から閲覧できるようになっているケースは少ないのではないでしょうか。
グループウェアにおいて、ナレッジマネジメントや情報を蓄積し検索性を持たせるという目的において、報告書や日報機能は、非常に重要です。
このような報告書や日報などがあるだけで、あとから入社してきた方がすぐに力を発揮していきますし、余分な質問を既存の先輩社員に行うこともなくなります。
また顧客とのやり取りの情報を書くことにより、新規で担当になった場合、過去の情報を知った状態で顧客と接することができます。社員や新人のために登録していくのではなく、顧客の満足度向上のために登録していく必要があるのです。
通常、一人ひとりの営業スタッフはどうしても、日ごろの業務が多く、なかなか議事録登録などの業務は後回しにされがちです。だからこそグループウェアの中でも報告書や議事録や日報機能について使い勝手が良く、またユーザーインターフェイスが充実されていなければならないのです。
全員が部署異動もなく、新規入社もない組織体の場合であれば必要性を感じないかもしれませんが、一度、情報を蓄積して検索を行い、それによる業務の効率性の向上を感じることができるとますます登録して共有していこうと考えるようになっていきます。
6．社内報の利用・活用方法
会社として全社に伝えるべきメッセージや連絡事項については、グループウェアでは社内報という全社員が閲覧しうる機能を使って対応することが可能です。
たとえば、朝礼や全体会議の内容などを当日の参加者が聞いただけで共有を終わるというような形でそのまま流していくのではなく、このような社内報を作成することで、全社員に改めて共有することができます。またそれらを蓄積して後から入社した人でも閲覧できるようになります。
もちろん、社長や経営陣やある特定の部署からのメッセージも流すことができます。これにより、全社的な連絡事項の徹底もこれまで以上に行うことができます。
7．ワークフロー(電子稟議書)・回覧版の利用・活用方法
7-1．ワークフロー(電子稟議書)・回覧版の利用
ワークフローという機能は、通常は、稟議書として利用されています。
しかしながら稟議書以外でも、社内の通常の業務フローの一環として、項目を漏れなく管理する、いくつかの部署にまたがる内容を順に管理していく、過去の各人の承認状況を保存する、などにおいて利用することができます。
これらの通常の業務で利用できる部分においてワークフローを使うことによって、非常に整理され管理された組織運営を、低コストおよび労力をかけず実現することができるでしょう。
7-2．人事労務での利用例
休暇届・休日出勤届
管理職と労務部や管理部に対して確実に通知をする必要があります。
採用依頼書
部署に人が足りないなどで採用を依頼する際には、人事部に採用を依頼する必要があります。しかしながら、必要な情報、たとえば、勤務時間、勤務場所、時給 /月給、必要なスキル、その他採用にあたっての条件など、毎回聞く項目が多く、ワークフローを使うことで抜けなく確認することができます。
新規入社申請書
社員が新しく入社した場合、入社後研修、NDAの締結、雇用契約書の締結、個人情報保護のレクチャーやインサイダーのレクチャー、またノートパソコンなどのシステム機器の貸し出しやメールや各種社内システムのアカウント発行など多数の部署に渡る多数の処理業務があります。
ワークフローを使うことで各部署が順に対応を処理していくことができます。
雇用形態・所属変更申請書
部署を変更したり、契約社員から正社員に変更したりする場合、新規入社と同様に多くの部署に伝える必要があります。
労災申請書
労災なども上記と同様にワークフローを使うことで漏れなどをなくすことができます。
7-3．テクニカルサポート・ヘルプデスクでの利用例
各種社内ツールアカウント取得申請書・メールアドレス申請書
社内においては、グループウェア以外にいくつかの社内ツールを使っていると思います。それらのアカウントの管理や削除を行う必要があります。
メールアドレスの新規作成や削除やメーリングリストや転送用メールの作成なども必要になります。
ワークフローはこれらの申請を行うに際して利用することができます。
PC・ソフトウェアライセンス・周辺機器購入申請書
いつどのパソコンをどの人向けに購入したのかなどを管理していくのは意外に大変になります。
またそれらのパソコンにインストールするソフトウェアや追加で購入したハードウェアにいたってはより管理が難しくなります。
これらをワークフローを使うことにより、無駄なものを購入せず、また管理された状態にすることができます。
7-4．総務での利用例
鍵/カードキー申請書、備品貸出申請書、慶弔報告書(弔電・弔花)、役員会議事録の承認
個人情報保護での利用例
【個人情報新規利用申請書・個人情報利用終了申請書・個人情報提供の申請書】
どういう規模の会社においてもプライバシーマークの取得など個人情報保護に対する社内的な管理の強化を行う必要があります。
実際にプライバシーマークを取得および運用していくには、全社的に個人情報取得や終了および外部会社に対する提供などを漏れなく管理してまた記録していく必要があります。
このような業務こそワークフローなどを利用すると運用しやすくなります。
株式事務での利用例
【自社株等売買事前申請書】
上場企業の場合、社内の株式の売買においていろいろな制限をつける必要があります。そういった制限事項に掛かることがあるかないかは社員に依存するのではなく、総務部側などでも管理を行ったほうがいいでしょう。
【持株会出資申請書・口数変更申請書】
社員持株会や役員持株会などがありますが、それらの申請や投資口の口数変更などにも利用することができます。
7-5．広報・IRでの利用例
プレスリリース配信承認依頼書
プレスリリースは会社から正式に発表する資料であるため、ミスが許されません。ついては、営業部における既存の取引先との関係上の記載の確認、発表数値が統一されているかの確認、誤字脱字の確認など、多くの部署に確認を取る必要があります。
確認を取るに際しては、ワークフローが非常に適切です。
取材及び掲載/放映申請書・セミナー開催/講師出演申請書
社員が外部からの取材を受けたり、講師を行ったりしたとしても会社名を出す以上、会社としてどういう内容の取材になるのか、いつ放映されたのか、どういう発言をしたのか、を確認し、また、保存していく必要があります。
掲載記事集などを作成する場合においても非常に重宝することになります。
7-6．知財・法務での利用例
新規契約依頼申請書・新規知的財産(特許/実用新案/商標/著作権登録)申請書
法務において、いくつかの会社との契約を順次作成し締結していきますが、各担当社員からヒヤリング項目は多岐にわたります。そのため、事前に項目を埋めて申請してもらって予め情報がまとまっているほうがヒヤリング自体もスムースにいきます。
また多くの案件を処理していると、どの契約書がどのような内容だったか、どのような点に気をつけなければならないかをどうしても管理していくのが難しくなります。
法務や知財においても、上記のような課題に対して同様にワークフローを活用することができます。
8．グループウェアのモバイル・携帯電話での利用・活用方法
グループウェアでは、モバイルや携帯電話での利用も多く行われます。
特に営業の現場において、予定の確認を行うことや、過去の往訪議事録の確認をすることなどに使われたり、休日や夜に翌日の出社予定や一日の予定を確認するのに利用されます。
もしくは、出張中や移動中などにおいて稟議書や各種ワークフローの承認を行うことも多い使われ方です
特に重要なことは、モバイルや携帯電話ではほとんど使われない機能を実装しているかではなく、日ごろから使う機能が使いやすい形のユーザーインターフェイスを実装されているかということが重要です。やはりモバイルについては、補足機能ということで、パソコンに比べると各社とも作りこまれているケースは少ないですが、モバイルだからこそ少ないキータッチで目的のことを達成できるようになっていないといけません。
