IT活用サイト「ぷろなび」－ERP/SFA/CRM等のIT導入事例、IT製品比較

1-1．グループウェアの進化

1990年代では、ソフトウェアをパソコンにインストールして利用していましたが、ブラウザをクライアントソフトとして利用しサービス自体を社内ネットワーク経由で提供する形態(社内サーバー設置)や、さらにインターネット経由で提供する形態ができています(ASP形態)。

スケジュール主体のグループウェアから派生し、社内向けのSNSやwikiやブログ、プロジェクト管理システムなどのサービスも発生してきています。

今後は、ASP形態で提供する場合、さらにそのサービス上で企業ユーザー自身が、用意されたAPIを活用し、自ら必要なソフトウェアを開発できるようにまで発展していきます(クラウド、SaaS形態)。その場合、その開発したソフトを自社でのみで利用するのではなく、外部に対して配布することも想定されるでしょう。

また、当初はパソコンでの利用だけが中心でしたが、インターネット経由で提供がされている場合は、携帯電話やその他のモバイル端末でも利用できるのが一般的になってきています。

2-1．導入に際しての考え方

組織に必要なシステムを導入する

自社の規模が拡大していくにあわせて、もしくは、より便利なサービスを必要と考えた場合に、必要なシステムを導入していくということが考えられます。

システムにあった組織にする

逆に社会一般に流通しているシステムをとりあえず購入し、そのシステムにあった組織にしていく、ということも考えられます。

特にグループウェアのジャンルは、他の商品管理のシステムなどと異なりどの会社やどの業界であってもほぼ同様のもので非常に十分に役に立つケースが多いといえます。

また、規模が小さいときから、一式のシステムを使っていったほうが、一旦慣れてしまえば、業務スピードはアップしますし、そのまま会社規模が大きくなってもほとんど止まる必要なく進むことが可能です。

たとえば、稟議書などに使用するワークフローの例をあげます。人数規模が小さい時期や、社内ルール的に稟議書のようにしなくてもメールで回覧して決議を取るだけで十分同等の効果を発生さすことができ、またそれで十分目が届く、というような時期であっても、実は設定を初期に行い、そして慣れてしまえば、メールで回覧するよりもすでにフォーマット化されているワークフローの運用を走らせたほうが、遥かに楽で且つスピーディなのです。

その上で、過去のワークフローの履歴が溜まり、入社した人もスムースに業務を把握して動いていってくれます。

またストレージやファイル共有システムの件もそうです。自分のパソコン主体で業務を行うより、最初からファイル共有システムやストレージ主体で仕事をしていったほうが、たとえば、他のパソコンやモバイルからもアクセスできる、効率的に検索できる、など自分自身にとっても便利な部分があります。

また、規模が小さい段階でも、共有されていることで他の社員にとってメリットがありますし、その情報が、将来会社規模が大きくなった際に、結局多くの社員が閲覧することになり、追ってメリットが拡大していくわけです。

社内だけでなく社外との連携

れからの世の中では、社内だけでなく、社外とも情報を簡単にやり取りができる時代がやってきます。そのような時代が来て、またそのようなサービスを提供していこうとしているサービスにおいては、自社の規模の大きさ如何に関わらず、そのグループウェア内にて作業を行い、データを蓄積することが効率に直結することになります。

3-1．スケジュールソフト・設備予約

スタッフが3～5人以上の規模になった段階で必要性を感じ、10人以上の規模になった段階で必須になってくると思います

最初は、自分自身のスケジュールを自分自身だけが閲覧できる、たとえば手帳などに記載していると思いますが、まず最初に手帳ではなくインターネット上に記載しなければなりません。

実は、これは慣れの問題で、携帯からもアクセスできる端末の場合、慣れてしまえばほとんど面倒なことはありません。特に定例会議などを入れる場合においては、手帳より自動で繰り返し設定ができるツールの方が、はるかに楽でしょう。

また複数人で一つの設備を管理している場合も同様です。これまでは、どこかに設備予約表があったと思いますが、インターネット経由で対応できることによって、常に参照でき、常に予約できる、当然ながら非常に便利な状態になります。

3-2．ワークフロー(電子稟議書システム)

スタッフが5～10人程度になってきた段階で、用意すると非常に便利な機能です。稟議書に限らず社内の他の部署や担当に対して連絡が必要な業務フローについては、ワークフロー化したほうが便利でしょう。

たとえば、入社連絡や、PC購入や、出張手配など、稟議書以外のものであっても、固まった業務フローがある、もしくは、業務フローを固めたい場合は、ワークフローの機能を使って固めていくのが便利です。

決定すべき項目や枠や漏れがなく連絡順に回っていくので、多くの業務において簡単にミスが減っていきますし、仮に連絡ミスなどが発生した場合でも、ワークフローの手順や項目を変更することで、再発を防ぐことができます

もちろん、稟議書にいたっては、電子対応したほうが出張や業務状況に関わらず、簡単にアクセスでき、必要に応じて添付資料を確認し、押印することができるので当然便利です。それに加えて通常の稟議書であれば、一度押印するとあとで再度閲覧するのは非常に面倒ですが、押印者があとで必要に応じて参照することもできます。

当然、一般のワークフローの機能を使って統制を利かせている上場企業も多いため、上場準備中の企業にも取りいれると便利でしょう。

3-3．ファイル共有

スタッフの人数に関わらず、可能なかぎり会社の業務に関連するファイルについては、当初よりストレージに置いていくほうが便利だと思われます。

検索機能の強さ(ファイルの中身まで検索することができるか、)、タグをつけることができるか、他の人がアクセスできるか/アクセス制限を掛けることができるか、などがポイントになります。

3-4．プロジェクト管理システム

上記のシステムなどを網羅的に/横断的に統合させ、プロジェクトごとに各種管理が一つの画面で閲覧、管理ができるシステムです。たとえば、プロジェクトに関わる人のスケジュールが閲覧できたり、プロジェクトに必要な議論が掲示板などでできたり、報告書類をまとめたりすることができます。

社内に複数のプロジェクトが走ってきた段階でこのようなサービスが必要となってくるでしょう。

3-5．wiki(ウィキ)

業務を行っていくと、いろいろとマニュアルが必要なったり、そのマニュアルを次の人に引き継いだり、そのマニュアルを変更したり、その変更履歴を確認したり、というニーズが出てくると思います。

数人の段階から可能な限り、社内のドキュメント類を、マニュアルという形で整備することにより、その後に新しく入った、もしくは、新しく業務に配属されたスタッフや社員の方にとってスムースに業務に取り組めると思います。

その際に、もっとも使えるものがwikiのシステムです。特に社内用のニーズに用意されているのが社内wikiです。

掲示板などで同様のことを目指しているケースもありますが、掲示板はあくまで数人でディスカッションを行うためのものであり、マニュアルや社内ルールや各種ノウハウを共有しながら作り上げていくケースには向いていません。

ただ残念ながら現時点ではwikiのシステムまで実装しているグループウェアはまだまだ少ないのが現状です。

5-1．学校でのグループウェアの利用

学校におけるグループウェアの価値

学校においては、比較的、企業に比べてITの導入が進んでいないケースも多いです。

そのような中、今、企業に比べて、グループウェアを導入して提供される価値は大きいといえます。企業と同様に、会議や打ち合わせなどのスケジュール調整もありますし、教室や講義に使う施設など多くの設備や機材の予約なども必要であります。

また学部や教員か職員によって組織が分かれているため、情報の格差も起こりやすいと言えるでしょう。もしくは、常勤の教師だけでなく、非常勤の教師なども多く、情報共有を必要だといえます。校長ないし事務局長からのメッセージを送るタイミングも現状では限られていると言えるでしょう。

また学生においても、ゼミの中で活動を行ったり、場合によれば学生同士で利用を行いたいケースもあります。そのような中グループウェアの導入により、各種の業務の効率化が図れ、また、意識の共有が図れることになります。

グループウェア導入の注意点

ITなどに対する校内の理解や投資が多いわけではないのが一般的です。そのためには、導入に当たっては、設置型ではなく、可能な限りアウトソーシングということで、SaaS形態/ASP形態での導入が良いといえます。

また、一部の教員は、常勤ではなく、非常勤として勤務しているわけですし、場合によればゼミ生など学生自体にも情報共有を行うため、そのような多様な労働形態や多様な立場にあわせて、各種権限設計が柔軟なソフトウェアの方が好ましいといえます。

5-2．NPOやNGOなどの非営利団体でのグループウェアの利用

NPOやNGOにおけるグループウェアの価値

NPOやNGOにおいても、やはり企業に比べてITの導入が進んでいないケースが多いです。しかしながら、多くのNPOやNGOが世界中に拠点を持ち活動しています。通常の企業以上に外部の支援者や協力者、アドバイザーなどとの連携もあるかと思います。

また多くのNPOやNGOにおいては、通常と同様に団体内の情報共有が非常に重要になりますし、価値観という情報の流通がもっとも意味を持つ組織体ともいえます。

グループウェア導入の注意点

団体内にITの専任担当を置いていないケースも多いでしょう。またやはり間接コストには、可能な限りコストダウンを行う必要があります。そのためには、導入に当たっては、設置型ではなく、可能な限りアウトソーシングということで、SaaS形態/ASP形態での導入が良いといえます。加えて初期投資、運用コスト共に低価格に抑える必要があるでしょう。

また、外部の支援者・パートナーとの連携などが起こりえますので各種権限設計が柔軟なソフトウェアの方が好ましいといえます。

6-1．乗り換えの必要性

2006～7年ぐらいより、社内SNSや社内wikiや社内ブログのサービスが立ち上がっており、またインターネット全体でウェブ2.0という概念やサービス・開発の志向性、もしくは企業向けには、エンタープライズ2.0という概念がでてきております。

ついては、それ以前のグループウェアのサービスに比べて格段に使い勝手があがってきており、またユーザーインターフェイスも強化されているケースが多いです。

社内SNSや社内wikiや社内ブログが実装されていない、もしくは、5年以上前に開発されたフレームワークを使っている企業においては、一度、最新のグループウェアへの乗り換えを検討されてみてはいかがでしょうか。

非常に使いやすく、且つ、自然な形で社内のナレッジマネジメントが進み、また潜在知の共有が実現されることでしょう。

6-2．乗り換えコスト

乗り換えコストは、現状のグループウェアの使い込み度合いによります。また多くの場合において、現時点でグループウェアを使いこなしているケースは少なく、結果として、乗り換えコストは非常に安くつきます。

またグループウェアの乗り換えにおけるハードルの一つは使い勝手であります。最初は元のサービスと違うというだけで実際に使い勝手が良くなったとしていても避けられるケースがありますが、これも実際に担当者が使ってみて、使い勝手が悪くなければ、社内の皆さんも1～2週間もすればすぐに慣れられて、乗り換えたこともすぐに気にされなくなることが多いでしょう。

スケジュールソフトと設備予約のみを中心に使っているケース

ほとんどのケースがこのような使い方しかしていないことが多いでしょう。この場合は、乗り換えは非常に簡単です。1ヵ月後か、2ヶ月後の月初から新しいシステムにて予約を管理する、というルールを制定するだけで大きなトラブルなしに移行ができると思います。

また過去の情報については、2～3ヶ月閲覧性のみおいておき、その後は削除してしまってもほとんど問題にならないでしょう

またスケジュールソフトから報告書への連動やCRMソフトとの連動がされているケースは少し設定や乗り換え時に登録が必要になります。

オンライン上のファイル共有システムを使っているケース

ファイル共有システムの乗り換えは非常に安い部類にあたります。同様のファイル構造を作成し、移すだけで大丈夫だからです。

乗り換え前後において、検索機能の強さについて、確認しておくことが良いでしょう。

ワークフローを使っているケース

新しいグループウェアにてワークフローの設定が必要になります。また過去のワークフローについては、エクスポートして、閲覧可能性を担保しつつ、インポートせずにどこかに保存しておくのが、現時的な運用と言えると思います。